IMS logo - klik for at gå til forsiden

Vi arbejder hele tiden på ny udvikling af vores software

Nyheder

IMS forholder sig til persondatalovgivningen med databehandler aftaler

Både den nuværende persondatalov og den kommende EU Persondataforordning, fastsætter at en dataejer er ansvarlig for at der laves databehandleraftaler for persondata. Dataejeren skal indgå aftalerne med alle databehandlervirksomheder, som har adgang til persondata hos dataejeren.

Hver gang vi hos IMS opgraderer eller servicerer en af vores kunders IMS systemer, er der tale om at IMS er databehandler for skolen. Vi vil derfor i den kommende tid opfordre og vejlede vores kunder om hvordan vi sammen får udarbejdet, og indgået en tilstrækkelig aftale så lovgivningen overholdes. Det vil vi gøre fordi både skolerne og vi er ansvarlige for at EU Persondataforordningen overholdes på netop dette punkt, når den træder i kraft i maj måned 2018.

For de af vores kunder som også har deres IMS system kørende i vores driftscenter, vil vi også løbende sende dem en revisorerklæring for driftscenteret. Sådan en udarbejdes hvert år bagud og erklæringen hedder RS3402.

Vi fortalte i vores sidste nyhedsbrev om det nye samarbejde med Uddata, der arbejder på et nyt afløser system for EASY, UDDATA+. Siden da er det gået stærkt med at integrere UDDATA+ til vores Digitale Post og Arkiv løsning, så de fælles kunder kan få maksimal nytte af alle systemerne.

I praksis har vi igangsat to vigtige aktiviteter:

  • Test af IMS DigitalPost og Arkiv som dokumenthåndtering for UDDATA+ hos udvalgte skoler. Denne test forventer vi at gennemføre i løbet af efteråret så vi kan have en integrationen på plads når UDDATA+ er klar.
  • Gennemførelse af testworkshop for afklaring og håndtering af personfølsomme dokumenter i IMS DigitalPost og Arkiv. Gennem workshopforløb hos udvalgte kunder, vil vi i praksis teste IMS nye koncept for afdækning af persondata og håndteringen af dem i forhold til EU Persondataforordningen.

Husk at gå hele vejen med persondata.

EU´s nye persondataforordning er i virkeligheden en gave til virksomheder, der gerne vil have orden på de mange besværlige og dårligt delte dokumenter.

Persondataforordningen slår fast at vi nu skal til at have styr på adgangssikkerheden, hvem der gør hvad, og hvad de gør, når det det gælder de personfølsomme dokumenter. Rigtig mange sender i dag personfølsom information videre på e-mail, lader dokumenter ligge på skrivebordene og har ikke styr på adgangssikkerheden f.eks. i et elektronisk arkiv.

Digital post er kommet som en åbenbaring for mange. Nu er det ret enkelt blevet muligt at udsende alle brevene krypteret, hurtigt og endda få en kvittering retur, for slet ikke at tale om, hvor meget vi nu sparer på porto. Digital post er rigtigt godt, når man gerne vil gøre sig klar til at overholde den nye EU Persondataforordning, men det er kun halvdelen af vejen. Den interne håndtering af dokumenterne i et elektronisk arkiv, hvor alt logges, hvor brugeradgangen er i orden og hvor alle dokumenter i sagen er der, er mindst lige så vigtig.

Forordningen er derfor en glimrende lejlighed til at ”gå hele vejen” og få styr på sikkerheden i hele dokumentets livcyklus, både eksternt og internt. Det gøres ved at tænke digital post sammen med elektronisk dokumentarkivering i en samlet løsning. Og så selvfølgelig ved at kræve noget af sin systemleverandør på begge områder.

IMS Personale

Elektronisk arkiv til personalesager, der overholder persondatareglerne.

Det siger vores kunder om
IMS Personale

IMS FakturaFlow

Elektronisk fakturagodkendelse, der sparer på ressourcerne.

Det siger vores kunder om
IMS FakturaFlow

IMS Arkiv

Elektronisk dokumenthåndtering og arkivering, der giver overblik.

Det siger vores kunder om
IMS Arkiv

IMS DigitalPost

Digitalt postsystem, der gør postforsendelsen billig og effektiv.

Det siger vores kunder om
IMS DigitalPost