IMS logo - klik for at gå til forsiden

Vores kunder fortæller, at de har god gavn af vores produkter

udd c holstebro

Hos Uddannelsescenter Holstebro har det gamle personalearkiv i ringbind og mapper fået det røde kort. Alle personaledokumenter bliver lagret digitalt i IMS Personalearkiv, og det giver større sikkerhed i håndteringen.

”I dag foregår al behandling af personalesager via IMS Personalearkiv,” fortæller Søren Schubert, der er økonomidirektør ved Uddannelsescenter Holstebro.

Det har givet organisationen en langt større tryghed, at de nu altid har styr på de følsomme papirer.

”Nu bliver et dokument automatisk sendt ud til behandling det rigtige sted. Før i tiden skulle papirerne bæres rundt til de forskellige kontorer, og det var både tidskrævende og ikke nær så betryggende,” siger Søren Schubert.

Sikkerhed for ret behandling
Når uddannelsescenteret modtager et personaledokument bliver det scannet ind, og straks sendt videre til personaleafdelingen. Til personaledokumenterne hører også timesedler, lønsedler og andre personlige oplysninger, og det er kun de rette personer der har adgang til de dem.

”Før i tiden brugte vi ressourcer på at håndtere lønsedler manuelt. Nu er det digitaliseret, og står ikke længere i ringbind. Vi har i langt højere grad sikret vores dokumentation på denne måde,” siger Økonomidirektør Søren Schubert.

Indtil videre er det det administrative personale, der behandler alle personalesager. Næste skridt er at lederne får adgang til systemet, og det forventer Søren Schubert sig meget af:

”Når lederne får adgang til systemet, kommer vi til at spare rigtigt mange ressourcer. I dag finder vores administrative personale oplysninger om medarbejderne frem til lederne, og det bruger de tid på. Med Personalearkiv kan lederne let selv finde de oplysninger, de skal bruge.”

Mange nyttige funktioner
Brugen af Personalearkiv er en proces, der hele tiden er i gang. Organisationen har lagt en plan for, hvornår de forskellige funktioner i systemet skal tages i brug, og det har virket godt.

”Mange af vores dokumenter skal besvares af mennesker ude i organisationen, og IMS Personale skal hjælpe os med at holde styr på at vi får godkendt og behandlet alle disse papirer korrekt. Det er én af mange funktioner i systemet, som vi glæder os til at tage i brug,” siger Søren Schubert.

Implementeringen af IMS Personalearkiv er gået let, og der har været stor velvilje fra personalets side:

”Medarbejderne kan se en tydelig fordel ved at opbevare persondokumenterne digitalt. Det betyder blandt andet, at de har adgang til data, også selvom de ikke lige befinder sig på deres eget kontor. Og brugerfladen er meget som ved IMS Arkiv, som længe har været i brug her, så det er let for medarbejderne at lære at bruge dette system også,” siger Søren Schubert.

IMS Personale

Elektronisk arkiv til personalesager, der overholder persondatareglerne.

Det siger vores kunder om
IMS Personale

IMS FakturaFlow

Elektronisk fakturagodkendelse, der sparer på ressourcerne.

Det siger vores kunder om
IMS FakturaFlow

IMS Arkiv

Elektronisk dokumenthåndtering og arkivering, der giver overblik.

Det siger vores kunder om
IMS Arkiv

IMS DigitalPost

Digitalt postsystem, der gør postforsendelsen billig og effektiv.

Det siger vores kunder om
IMS DigitalPost