IMS logo - klik for at gå til forsiden

Vores kunder fortæller, at de har god gavn af vores produkter

Citat og logo fra FEAS

Forskningsfondens Ejendomsselskab A/S (FEAS) håndterer dokumenter for sine mange forskellige ejendomme. Det kræver et fælles, centralt arkiv med en overskuelig struktur. IMS Arkiv løser den komplekse opgave godt.

”Alle dokumenter i firmaets interesse ligger på en fælles server og kan let findes frem af den medarbejder, der har brug for det. Vi kalder det et dokumenthåndteringssystem, fordi vi arkiverer og arbejder med alle vores papirer i IMS Arkiv,” fortæller Claus Holm, der er it-ansvarlig i FEAS.

Med IMS Arkiv er det muligt at automatisere mange af de processer, der tidligere var den enkelte medarbejders opgave. Svarbreve, fordelings- og rykkerprocedurer og versionsstyring er bare nogle af de arbejdsprocesser, der nu foregår pr. automatik på kontoret hos FEAS.

”Dokumenthåndteringen foregår langt mere ensartet og sikkert nu. Der er ikke længere dokumenter, der bliver gemt på folks skrivebord, og vi kan let finde akter frem, når vi skal bruge dem,” forklarer Claus Holm.

Let og effektivt at bruge
Integrationen med økonomisystemet Navision har været en stor fordel for ejendomsselskabet. For eksempel bliver alkorrespondance til enhver ejendomgemt i IMS Arkiv.

”Det er meget tidsbesparende at systemet samarbejder med Navision. Hvis vi står med en lejekontrakt, kan vi med et enkelt klik ryge direkte over i arkivsystemet og se al korrespondance med den pågældende lejer. Det er en væsentlig fordel,” siger Claus Holm, der er begejstret for interaktionen mellem de to systemer.

Medarbejderne hos Forskningens Ejendomsselskab har haft let ved at lære at bruge IMS Arkiv. Brugerfladen er integreret i Microsofts produkter, så der har ikke været helt nye, ukendte arbejdsgange.

”Selve systemet er let at bruge. Den største omvæltning for medarbejderne er, at de nu skal arkivere på samme måde alle sammen. Men de har hurtigt lært det,” forklarer Claus Holm.

Systemet bevarer viden
Hos ejendomsselskabet er der ikke længere dokumenter, der ligger hos den enkelte medarbejder. Nu ligger de i et fælles arkiv, hvor alle kan søge på kryds og tværs og finde det, der er vigtigt for virksomheden.
”Dokumenthåndteringssystemet gør det lettere at bevare viden i firmaet, også selvom en medarbejder forlader os. Tidligere var vi afhængige af den person, der havde arkiveret det, vi skulle bruge,” forklarer it-ansvarlig Claus Holm.

Næste skridt er at organisere firmaets fakturaer lige så godt som de andre dokumenter. Til efteråret integreres IMS FakturaFlow, og så er ejendomsselskabet stort set papirløst område.

”Og så er sikkerheden altså høj. Også væsentlig højere end den var tidligere,” slutter Claus Holm.

IMS Personale

Elektronisk arkiv til personalesager, der overholder persondatareglerne.

Det siger vores kunder om
IMS Personale

IMS FakturaFlow

Elektronisk fakturagodkendelse, der sparer på ressourcerne.

Det siger vores kunder om
IMS FakturaFlow

IMS Arkiv

Elektronisk dokumenthåndtering og arkivering, der giver overblik.

Det siger vores kunder om
IMS Arkiv

IMS DigitalPost

Digitalt postsystem, der gør postforsendelsen billig og effektiv.

Det siger vores kunder om
IMS DigitalPost