IMS logo - klik for at gå til forsiden

Vi arbejder hele tiden på ny udvikling af vores software

Nyheder

IMS DigitalPost bruges dagligt af mere end 120 uddannelsesinstitutioner i Danmark. Det betyder at vi efterhånden har en meget stor erfaring med driften af løsningen i praksis. Den erfaring har vi brugt til at udvikle en helt ny og endnu bedre version af systemet:

Håndtering af fejlbeskeder fra e-Boks

Når der afsendes post via systemet er det afhængig af både skolens interne it-netværk og ikke mindst e-Boks afsendelsessystemet. Specielt e-Boks returnerer ofte fejlbeskeder, som det kan være vanskeligt for brugeren, der afsender de digitale breve at tolke. Samtidig hænder det desværre også at e-Boks serverne er nede i kortere eller længere tid. Derfor har vi udviklet en helt ny version af vores løsning, der tager hånd om fejlbeskeder og nedetid hos e-Boks.  Med den nye version bliver meget lettere for brugerne, der jo ofte afsender store mængder breve, at håndtere fejlbeskederne fra e-Boks og gensende breve der har været stoppet på grund af nedetid.

Undgå afsendelse af personfølsom information til de forkerte

Vi har brugt vores erfaringer med systemet til at indbygge nogle automatiske rutiner, der kontrollerer at man ikke ved et uheld kommer til at afsende personfølsomme informationer som f.eks. personnumre til de forkerte. Funktionerne måler bl.a. på om vedhæftninger indeholder andre personnumre end det til den person, brevet sendes til.

Digital signering af breve

I den nye version har vi også indbygget mulighed for at udsende breve til modtagere og efterspørge en digital signering. Funktionen benytter sig af e-Boks og login med NemID hos modtageren. Efter underskriften hos modtageren modtager skolen et svarbrev med signeringen, som med IMS DigitalPost Modtager, automatisk kan arkiveres under personens sag i IMS arkiv eller på fildrevet.

IMS serviceaftalen for IMS DigitalPost vil blive forhøjet med kr. 2.000,- p.a. ved næste fornyelse hvis digital signering anvendes.

Vær også opmærksom på at signeringsfunktionen kræver tilkøb af abonnement for signering hos e-Boks.

Ny forbedret DigitalPost Modtager og Fordeler

Modtagelse og især fordeling af digitale breve til skolen bliver mere og mere kompleks i takt med at flere sender digitale breve i stedet for papir og e-mails. Derfor har vi væsentligt forbedret vores modtager så den, ud over automatisk og sikkert at hente breve til skolens fra virk.dk postkassen, også kan fordele posten til de rette modtager på skolen. Fordelingen sker med e-mail men er nu internt og sikkert på skolens eget netværk. Samtidig kan systemet automatisk arkivere brevene i den rette personsag i IMS Arkiv eller på fildrevet og naturligvis give relevante medarbejdere besked om arkiveringen.

Fordelingen sker ud fra afsenders angivelse af modtagerens e-mail adresse (person eller funktion på skolen). Brugerne af den nye modtager kan også opsætte faste regler for både fordeling og arkivering ud fra f.eks. afsender eller emnetekst.

Den nye version af IMS DigitalPost Modtager er klar til implementering nu og kan bookes på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Vi forventer at frigive den nye version af IMS DigitalPost Afsendelse med fejlhåndtering og digital signatur i begyndelsen af det nye år. Kontakt Maria Radmer på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller 2449 9972 hvis du vil vide mere om denne version.

Persondatareglerne og ikke mindst i den nye EU Persondataforordning, fastslår fælles ansvar for datasikkerhed mellem dataejer og databehandler. Vores kunder er som bekendt altid dataejere men indimellem fungerer vi, her hos IMS, som databehandler. Det sker når vi enten IT-drifter kundens IMS løsninger i vores driftscenter, eller når vi udfører opgaver for kunden hvor vi har adgang til data (opgraderinger, flytninger etc.). Derfor indgår vi lige nu to typer aftaler med vores kunder:

  • Databehandleraftale med de af vores kunder hvis IMS systemer vi it-drifter.
  • Datafortrolighedsaftaler med alle kunder hvor vi ind imellem har adgang til deres data

Selvom aftalerne primært er dataejerens ansvar, har vi udarbejdet et oplæg til datafortrolighedsaftale, som vi opfordrer alle vores kunder til at benytte. 


Vi opfordrer til at man downloader aftalen, udfylder, underskriver og sender aftalen til os på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. Herefter underskriver og e-mailer vi den retur. Hent aftalen her


Kontakt også gerne Henrik Rabæk Poulsen på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den., 2449 9973 hvis du ønsker at høre mere om aftalen.

Målet er naturligvis at vi sammen, begge parter, er klar til de nye persondataregler, som træder i kraft i maj måned 2018.

 

 

De danske gymnasier vælger IMS løsningerne som bl.a. elevarkiv

Indtil nu har 45 af de danske gymnasier valgt at benytte IMS DigitalPost og IMS arkiv til deres dokumenthåndtering. Det har de gjort fordi de to systemer sammen løser udfordringen med sikker afsendelse og intern håndtering af de personfølsomme dokumenter på skolen (EU persondataforordningen).

Samtidig fungerer IMS Arkiv som et rigtigt godt og fuldautomatisk elevarkiv til f.eks. Lectio. Systemet kan tilmed automatisk hente alle skolen optagelsesbilag hos Optagelse.dk og arkivere dem i de rigtige elevsager.

IMS DigitalPost er integreret direkte ind i alle MS Windows programmer så skolerne kan sende deres digitale breve fra alle deres administrative system, f.eks. Lectio, LUDUS, Navision Stat og MS Office.

Kontakt Henrik Rabæk Poulsen, Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. mobil: 2449 9973 hvis du vil vide mere om IMS´s løsninger til gymnasier.

IMS Personale

Elektronisk arkiv til personalesager, der overholder persondatareglerne.

Det siger vores kunder om
IMS Personale

IMS FakturaFlow

Elektronisk fakturagodkendelse, der sparer på ressourcerne.

Det siger vores kunder om
IMS FakturaFlow

IMS Arkiv

Elektronisk dokumenthåndtering og arkivering, der giver overblik.

Det siger vores kunder om
IMS Arkiv

IMS DigitalPost

Digitalt postsystem, der gør postforsendelsen billig og effektiv.

Det siger vores kunder om
IMS DigitalPost